Organiseer je een Sinterklaas bedrijfsfeest voor de kinderen van medewerkers? Begin met de datum, het aantal kinderen en hun leeftijden. Regel daarna de locatie, het bezoek van Sint, de cadeautjes en een programma dat daarbij past. Met deze acht tips en een voorbeeldplanning maak je er een gezellige middag van, ook voor de ouders. 😊
Zoek je alvast muziek en entertainment? Bekijk het Sinterklaas bedrijfsfeest. Dan kun je meteen bedenken hoe de show in jullie middag past.
1. Kies een datum die past bij de gezinnen
Vraag je collega's welke middag haalbaar is. Denk naast het weekend ook aan een woensdag- of vrijdagmiddag, maar check de schooltijden en reistijd. Leg eerst een voorkeursdatum vast en stem die af met de locatie, Sint en het entertainment voordat je de uitnodiging verstuurt.
Laat ouders bij de aanmelding het aantal kinderen en hun leeftijden doorgeven. Spreek ook een sluitingsdatum af, zodat je weet hoeveel cadeautjes en zitplaatsen je nodig hebt.
2. Geef Sint een korte, persoonlijke briefing
Kies een Sint die kinderen op hun gemak stelt. Deel vooraf de planning, de juiste uitspraak van namen en een paar vrolijke verhalen die ouders willen meegeven. Houd het gezellig: een kind hoeft niets te vertellen of op schoot te komen.
Wijs vanuit jullie bedrijf één contactpersoon aan. Die vangt Sint op en geeft een seintje als het programma kan beginnen. Dat scheelt zoeken en overleg midden in het feest.
3. Houd rekening met verschillende leeftijden
Peuters, kleuters en oudere kinderen beleven een Sinterklaasfeest ieder op hun eigen manier. Wissel daarom kijken, zingen en bewegen af. Zorg dat jonge kinderen bij hun ouder kunnen blijven en dat er ook een rustige plek is.
Laat kinderen zelf kiezen of ze naar voren komen. Een handje zwaaien vanaf je stoel is ook meedoen. Voor foto's kun je gezinnen in kleine groepjes uitnodigen, zodat niet iedereen tegelijk staat te wachten.
4. Maak de cadeau-uitgifte overzichtelijk
Werk met één cadeaulijst en zet de naam duidelijk op ieder pakje. Controleer vooraf op dubbele voornamen. Bij een grotere groep kun je cadeautafels per kleur maken en de kinderen bij binnenkomst een bijpassend kaartje geven.
Spreek af wie de pakjes klaarzet en uitdeelt. Zo hoeven ouders niet tijdens de show op zoek naar het juiste cadeau.
5. Kies één moment om samen uit te pakken
Als de cadeautjes verdeeld zijn, kun je samen aftellen. Dat maakt het uitpakken een vrolijk gezamenlijk moment. Geef kinderen daarna even tijd om te kijken en hun cadeau te laten zien.
Plan juist daar een korte pauze in. Ouders kunnen iets drinken, kinderen kunnen naar het toilet en de ruimte is daarna weer klaar voor muziek.
6. Houd een paar reservecadeaus achter de hand
Er kan een naam ontbreken of op het laatste moment een kind bijkomen. Een paar extra cadeautjes helpen om dat rustig op te lossen. Kies iets dat past bij de leeftijden die je verwacht en leg er lege naamkaartjes en een stift bij.
Controleer ook de praktische spullen: waar kunnen de jassen liggen, wie ontvangt de gezinnen en wie ruimt het cadeaupapier op? Kleine afspraken die op de dag zelf veel rust geven.
7. Maak een eenvoudig draaiboek
Je hoeft niet iedere minuut vast te zetten. Schrijf wel op wanneer gezinnen binnenkomen, wanneer Sint verschijnt en wie de overgangen begeleidt. Deel datzelfde draaiboek met de locatie, Sint en de DJ.
Voorbeeld: een Sinterklaasmiddag van twee uur
- 14.00 uur: ontvangst van collega's en kinderen, iets drinken en rustig binnenkomen.
- 14.15 uur: muzikaal voorprogramma met dansen en meezingen.
- 14.45 uur: ontvangst van Sinterklaas en een gezamenlijk moment.
- 15.15 uur: cadeautjes uitdelen, samen uitpakken en een korte pauze.
- 15.35 uur: foto's en een vrolijke disco-afsluiting.
- 16.00 uur: naar huis met het cadeau en een hoofd vol liedjes.
Dit is een voorbeeld, geen vast showpakket. Pas de tijden aan op het aantal kinderen, hun leeftijden en de afspraken met Sint. Bij veel gezinnen vraagt vooral het fotomoment meer tijd.
8. Stem het entertainment af op het bezoek van Sint
Hebben jullie al een eigen Sinterklaas geregeld? Dan kan mijn Sinterklaasdisco vóór of na zijn bezoek passen. Samen spreken we af wanneer de kinderen lekker kunnen dansen en wanneer de aandacht naar Sint gaat.
Bij de Sinterklaasshow met Blijwin® en Disco Piet horen muziek, licht en geluid. Vertel me wat jullie zelf al regelen en waar je hulp bij zoekt. Dan maken we de taakverdeling vooraf duidelijk, van de ontvangst tot het laatste liedje.
Checklist: wanneer regel je het Sinterklaasfeest op het werk?
Gebruik deze voorbereiding als houvast en pas de momenten aan jullie eigen planning aan.
- Zodra de datum in beeld is: kies een organisator, bepaal het budget en vraag de beschikbaarheid van locatie, Sint en entertainment op. Verstuur de uitnodiging zodra die afspraken vaststaan.
- Bij de aanmelding: vraag het aantal volwassenen en kinderen, de leeftijden en eventuele dieetwensen. Vermeld of ouders tijdens het hele feest aanwezig blijven.
- Na de sluitingsdatum: controleer de namen en cadeautjes, verdeel de taken en stem de tijden af met alle betrokkenen.
- In de laatste week: deel één definitief draaiboek met telefoonnummers, aankomsttijden, cadeau-uitgifte en de afgesproken eindtijd. Controleer wie de ruimte opent en waar leveranciers kunnen uitladen.
- Op de feestdag: zet cadeaus en naamkaartjes klaar, test het geluid en loop de ontvangst en overgangen samen door voordat de gezinnen komen.
Wat kost een Sinterklaas bedrijfsfeest?
Er is geen vast bedrag dat voor ieder bedrijf klopt. Maak je begroting met aparte posten voor locatie, Sint en eventuele Pieten, entertainment, cadeaus, eten en drinken. Vraag bij offertes wat inbegrepen is en of er reis-, parkeer- of extra tijdskosten bij komen.
Reken cadeaus per kind en eten en drinken voor alle aanwezigen, dus ook de ouders. Houd een kleine reserve vrij voor extra aanmeldingen. Vergelijk voorstellen op dezelfde aantallen, duur en onderdelen. Zo zie je wat je zelf nog moet regelen.
Wie doet wat in de feestcommissie?
Verdeel vooraf vier taken: aanmeldingen en cadeaulijst, ontvangst van gezinnen, contact met Sint en DJ, en eten en drinken. In een klein team kan iemand meerdere taken doen. Spreek wel af wie tijdens de show bereikbaar blijft voor vragen, zodat de presentator niet steeds hoeft te stoppen.
Welke muziek past bij een Sinterklaasfeest op het werk?
Wissel herkenbare Sinterklaasliedjes af met vrolijke kinderhits. Laat het volume en de energie aansluiten op het moment: rustig bij binnenkomst, lekker dansbaar tijdens de disco en zachter wanneer Sint praat.
Wil je alvast liedjes verzamelen? Bekijk mijn tips voor Sinterklaasmuziek.
